Paso a paso
Cómo hacer una cuenta de cobro
Siete pasos, en orden, con los datos que las entidades públicas revisan antes de radicar el pago. Al final, los errores que hacen que te la devuelvan.
Actualizado el
Los 7 pasos
Una cuenta de cobro bien hecha no tiene misterio: son siete bloques de información en un orden que la entidad espera encontrar. Si te saltas uno, el documento vuelve.
Escribe ciudad, fecha y número consecutivo
Encabeza el documento con la ciudad y la fecha de expedición, y numera la cuenta de forma consecutiva (001, 002, 003). La fecha marca desde cuándo corren los términos de pago.
Escribe primero a quién le cobras
Nombre de la entidad o empresa y su NIT, arriba del todo. Va primero porque es quien debe: el documento se lee como una frase, «[la entidad] DEBE A [tú]». En contratación estatal incluye también el número del contrato, sin él tesorería no puede imputar el pago a un registro presupuestal.
Identifícate después de las palabras «DEBE A»
Nombre completo y número de cédula, exactamente como aparecen en el contrato. Agrega dirección, teléfono y correo para que la entidad pueda contactarte si falta algo. Si inviertes este orden, el documento dice que tú le debes a la entidad.
Escribe el valor en números y en letras
Primero la cifra ($ 4.800.000) y debajo el mismo valor en letras (CUATRO MILLONES OCHOCIENTOS MIL PESOS M/CTE). Si no coinciden, la cuenta se devuelve por documento alterado.
Redacta el concepto y el periodo
Describe el servicio usando el objeto del contrato, no una redacción libre, e indica el periodo exacto que estás cobrando (por ejemplo, del 1 al 31 de julio de 2026).
Indica cómo quieres que te paguen
Banco, tipo de cuenta y número, siempre a nombre del contratista. Una cuenta a nombre de un tercero es motivo automático de rechazo.
Firma y anexa los soportes
Firma con nombre y cédula debajo. Radícala junto con el informe de actividades, la planilla de seguridad social del mes y la certificación de cumplimiento del supervisor.
Los 5 errores que más devoluciones causan
| Error | Cómo evitarlo |
|---|---|
| El nombre no coincide con el del contrato | Cópialo literal del contrato, con los dos apellidos. |
| Falta el número de contrato | Tenlo a mano; va en el concepto o en línea aparte. |
| El valor en letras no coincide con el número | Genera las letras automáticamente en vez de escribirlas. |
| No se indica el periodo cobrado | Escribe fechas exactas, no “mes de julio”. |
| Falta la planilla de seguridad social | Págala antes de radicar y anéxala siempre. |
Persona natural: qué cambia
Si eres persona natural no responsable de IVA, hay dos ajustes concretos:
- No discrimines IVA. Cobras el valor bruto pactado, sin agregarlo. Discriminarlo sin ser responsable genera un problema tributario.
- Agrega la leyenda legal:“No obligado a expedir factura de venta ni documento equivalente (art. 616-2 del Estatuto Tributario). No responsable de IVA.” Es la línea que le explica al pagador por qué no estás facturando.
Las retenciones en la fuente sí las aplica la entidad al momento del pago — tú no las calculas ni las descuentas en la cuenta. Después te expiden el certificado correspondiente para tu declaración de renta. Cuáles te aplican y cómo pedir la tabla del artículo 383 está explicado en IVA y retenciones en la cuenta de cobro.
Después de radicarla
En una entidad pública la cuenta de cobro recorre supervisión, presupuesto y tesorería. Lo que puedes controlar es que llegue completa el primer día: cuenta firmada, informe de actividades, planilla del mes y certificación del supervisor.
En muchas entidades ese paquete además se sube a SECOP II documento por documento, todos los meses, para cada contrato. Cuando manejas varios contratos a la vez, esa parte deja de ser papeleo y se vuelve un día de trabajo perdido — es justamente lo que Expedito automatiza.
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Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo tiene la entidad para pagarme?
El plazo lo fija el contrato, y normalmente se cuenta en días hábiles desde la radicación completa. 'Completa' es la palabra clave: si falta un soporte, el reloj no empieza a correr hasta que lo entregues.
¿Puedo hacer la cuenta de cobro en Word?
Puedes, pero conviene enviarla en PDF. Los formatos .docx se descuadran al abrirse en otra versión de Word y suelen conservar el membrete de quien publicó la plantilla. El PDF se ve igual en cualquier equipo.
¿Qué hago si me devuelven la cuenta de cobro?
Corrige el dato observado, cambia el número consecutivo solo si la entidad lo pide, y vuelve a radicar con todos los soportes. La devolución no anula tu derecho al pago, pero sí aplaza el desembolso al siguiente ciclo de tesorería.
¿Tengo que numerar las cuentas de cobro?
No hay norma que lo imponga a una persona natural no obligada a facturar, pero en la práctica casi todas las entidades lo piden y te sirve como control interno. Usa una numeración consecutiva por año.
¿Debo pagar seguridad social antes de radicar?
Sí, en contratos de prestación de servicios. La entidad verifica los aportes a salud y pensión sobre el 40% del valor mensualizado del contrato antes de autorizar el pago, y pide la planilla del mes como anexo.
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